Archiwum bieżące

Prawdopodobnie dokumentacja, którą posiadasz to archiwum bieżące, przeznaczone do czasowego przechowywania. Jeśli uważasz, że historia Twojej organizacji warta jest upamiętnienia, zastanów się czy nie jesteś w stanie dotrzeć do materiałów, które ukazują jej historię, przemiany, oddźwięk w społeczeństwie np. poprzez:

  • kwerendy w innych instytucjach/organizacjach;
  • kontakt z obecnymi lub dawnymi członkami organizacji (lub odbiorcami jej działań) i uzyskanie informacji dopytanie ich o posiadanych dokumentach/ zdjęciach lub nagranie ich relacji.

Możesz utworzyć na podstawie tych zbiorów archiwum społeczne lub zbiory przekazać do innej instytucji. Pamiętaj, że samodzielne opracowanie, digitalizacja, udostępnienie zbiorów daje szanse na ich zaistnienie w społeczeństwie/ społeczności lokalnej/ środowisku i może być impulsem do rozwoju organizacji. Obecnie istnieje wiele możliwości uzyskania wsparcia tego typu działań, wymaga to jednak zaangażowania ze strony organizacji. Jeśli organizacja nie jest w stanie podjąć samodzielnie takich działań, warto zbiory zabezpieczyć przy pomocy innych instytucji.

Obowiązek tworzenia archiwum zakładowego (czyli komórki zajmującej się materiałami archiwalnymi niepotrzebnymi do bieżącego urzędowania i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum państwowego) przez instytucje państwowe i samorządowe jest zapisany w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zasady tworzenia tych archiwów zakładowych wynikają z instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych. Organizacje pozarządowe nie mają obowiązku tworzenia archiwów zakładowych, ale warto dokumentację dotyczącą działalności naszej organizacji właściwie porządkować i zabezpieczyć. Zasady tworzenia takiego archiwum musimy ustalić sami.

Przykładowo, w archiwum zakładowym Ośrodka KARTA dokumentacja dzieli się na cztery podstawowe części:

  1. Dokumenty Zarządu,
  2. Dokumenty księgowe i kadrowe,
  3. Dokumenty administracyjne,
  4. Dokumenty działań merytorycznych.

Każda z tych części ma swój podział wewnętrzny i każda archiwizowana i ewidencjonowana jest w nieco odmienny sposób.