Opracowanie zbiorów

Zbiory powinniśmy uporządkować i opisać. Jest to temat bardzo szeroki, a jednocześnie jedna z najważniejszych czynności, którą powinien wykonać każdy archiwista społeczny. Umożliwi to szybką orientację w zasobie, a przede wszystkim – łatwe wyszukanie czy dotarcie do zebranych przez nas materiałów przez osoby z zewnątrz. Zanim rozpoczniesz opracowanie zbiorów, przeczytaj podręcznik “Archiwistyka społeczna”, a najlepiej skorzystaj ze szkoleń Ośrodka KARTA, gdzie w praktyce poznasz zasady opracowania zbiorów w archiwach społecznych.

1. Zastanów się jaką strukturę nadasz swoim zbiorom. Zasób archiwalny powinien być podzielony na zespoły/zbiory archiwalne, składające się z jednostek archiwalnych (czasem struktura jest bardziej skomplikowana).

Możesz natrafić zarówno na duże zespoły (np. prywatne spuścizny, zespoły dawnych zakładów pracy czy stowarzyszeń) – wtedy nie należy ich rozdzielać, tylko opracować jako całość; jak i pojedyncze materiały przekazywane przez różne osoby, które możesz połączyć w zbiory tematyczne lub gatunkowe.

2. Po uporządkowaniu zbiorów, należy sporządzić jak najdokładniejszy opis. Warto posłużyć się przy tym standardami archiwalnymi, które wcale nie są trudne do zastosowania, a umożliwiają profesjonalny opis, a następnie eksport danych do innych, zestandaryzowanych baz czy wyszukiwarek. Nie oznacza to, że nie możemy sobie pozwolić na autorski język opisu czy zamieszczanie informacji, które są wynikiem naszej pracy “detektywistycznej” i rozmów z mieszkańcami.

3. Zdecyduj, jaki program komputerowy chcesz wykorzystać do opisu zasobu. Bezpłatny program Otwarty System Archiwizacji zawiera wiele podpowiedzi, które ułatwią Ci zarówno nadawanie struktury (dowiesz się, czym jest zbiór/zespół czy jednostka archiwalna) jak i opis (dowiesz się, czym jest sygnatura czy też jak nadawać tytuły dokumentom). Pamiętaj jednak, że strukturę zbioru/zespołu trzeba przemyśleć, zanim zaczniesz wprowadzać dane.

Możesz również skorzystać z darmowej aplikacji Zintegrowany System Informacji Archiwalnej. Porównanie systemu OSA i ZoSIA znajdziesz tutaj.

4. Przeczytaj również teksty z broszury Ośrodka KARTA „Archiwum organizacji pozarządowej”: