Materiały archiwalne organizacji pozarządowych w świetle prawa

Jeśli dokumentacja Twojej organizacji to materiały archiwalne, obowiązują Was przepisy Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Definicja materiałów archiwalnych:

Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki.

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Art. 1

Czym jest zasób archiwalny należący do NGO?

Według Art. 42 Ustawy, zasób archiwalny organizacji pozarządowych należy do niepaństwowego ewidencjonowanego zasobu archiwalnego i jest częścią narodowego zasobu archiwalnego. Zasób ten:

  • musi być rezultatem realizacji zadań statutowych organizacji oraz
  • musi stanowić własność organizacji (a więc być materiałami wytworzonymi przez organizację lub nabyte przez nią na własność od innych podmiotów).

Komu organizacja może przekazać swoje materiały archiwalne?

Według Art. 44 Ustawy, materiały organizacja może przekazać/przenieść jedynie na rzecz Skarbu Państwa – w praktyce – do archiwów państwowych. Może to się stać:

  • gdy organizacja jeszcze działa, w wyniku darowizny lub sprzedaży przez organizację materiałów do archiwum państwowego lub
  • po ustaniu działalności organizacji.

Jakie obowiązki ciążą na organizacji posiadającej materiały archiwalne?

Według Art. 45 Ustawy, organizacja ma obowiązek dbałości o posiadane przez siebie archiwalia i właściwe ich przechowanie, zabezpieczenie i ewidencję.

Według art. 44 Ustawy z chwilą ustania działania organizacji, jej materiały archiwalne wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego. Podlegają przekazaniu do archiwum państwowego wskazanego decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Konkurs dotacyjny Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych dla organizacji pozarządowych

[Art. 43a Ustawy] NDAP może zlecać organizacjom pozarządowym realizację zadań publicznych takich jak ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, udostępnianie lub zabezpieczanie materiałów archiwalnych. Odbywa się to w toku corocznych konkursów pt. “Wspieranie działań archiwalnych” w ramach których organizacje mogą ubiegać się o dofinansowanie tego typu działań.

Ustawa zawiera ważny zapis dotyczący tego, co dzieje się z materiałami archiwalnymi, na których opracowanie czy zabezpieczenie otrzymano dotację, w przypadku likwidacji organizacji. Oto zapis Art. 44 pkt. 1a Ustawy:

1a. Jeżeli ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, udostępnianie lub zabezpieczenie materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 42, było realizowane na zasadach określonych w art. 43a, materiały te:

1) z dniem wszczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości jednostki organizacyjnej przechowującej je stają się własnością Państwa i wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego;

2) podlegają przekazaniu do archiwum państwowego wskazanego decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych niezwłocznie po wszczęciu likwidacji lub ogłoszeniu upadłości jednostki organizacyjnej, o której mowa w pkt 1.

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Art. 44 pkt. 1a

Warto w tym miejscu przywołać także ten akt prawny, który mówi o tym, co dzieje się z materiałami archiwalnymi organizacji, która zaprzestaje działalności. Zapis zobowiązuje organizację, która wszczęła postępowanie likwidacyjne do wydzielenia ze swojej dokumentacji  materiałów archiwalnych, zawiadomienia o postępowaniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, który następnie wskaże archiwum państwowe, do którego należy przekazać archiwalia. Dotyczy to tylko materiałów, których organizacja jest właścicielem (jest ich twórcą lub nabyła prawo własności w drodze darowizny, sprzedaży itd.).

Jakie przepisy obowiązują organizację, która udostępnia swoje archiwalia?

W przypadku udostępniania zbiorów, należy każdy przypadek (każdy dokument) rozpatrywać osobno, biorąc pod uwagę:

  1. Ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych
  2. Ustawę o ochronie danych osobowych

Przepisy tych ustaw zostały omówione m.in. w następujących pozycjach:

  • artykuł Katarzyny Ziętal (część podręcznika „Archiwistyka Społeczna, 2012) na temat udostępniania materiałów archiwalnych
  • przewodnik po prawie autorskim Fundacji Nowoczesna Polska
  • diagram pomocny w określeniu statusu prawno-autorskiego utworu oraz test, pozwalający stwierdzić, czy dany utwór znajduje się w domenie publicznej

W razie potrzeby konsultacji, warto skorzystać z dyżuru telefonicznego prawnika Fundacji Nowoczesna Polska