Przekazywanie zbiorów

Organizacja nie zawsze ma możliwość samodzielnej opieki nad zbiorami. W takim przypadku warto przekazać materiały archiwalne do odpowiedniej instytucji.

Jak mogę przekazać zbiory do innej instytucji?

Możemy przekazać całość dokumentacji do innej instytucji, specjalizującej się w zabezpieczaniu zbiorów. Możemy też zdecydować się na zachowanie oryginałów i podarować archiwum jedynie cyfrowe kopie dokumentów, bądź przekazać dokumenty w depozyt. W tym ostatnim przypadku nasza organizacja pozostaje formalnym właścicielem archiwaliów, jednak może się to wiązać z koniecznością poniesienia kosztów ich przechowywania, zabezpieczenia i udostępniania.

Gdzie mogę przekazać zbiory swojej organizacji?

  • do archiwum państwowego: Wbrew powszechnemu przekonaniu archiwa państwowe gromadzą nie tylko zbiory pochodzące od urzędów i instytucji. Również osoby prywatne, grupy nieformalne czy organizacje mogą przekazywać do nich swoją dokumentację. Procedurę przekazywania bądź oddawania w depozyt materiałów do archiwum państwowego reguluje Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października  2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny. Sprawdź, gdzie znajduje się najbliższe archiwum państwowe.
  • do innych organizacji (np. w formie depozytu). Naszymi zbiorami mogą zaopiekować się inne archiwa społecznebiblioteki wojewódzkie i gminne (same czasem zakładające Archiwa Społeczne – np. w ramach programu CATL) czy muzea. Zanim zwrócimy się do którejś z tych instytucji, warto zapoznać się z posiadanymi już przez nie archiwaliami by zorientować się, czy rodzaj i tematyka naszego zasobu leży w ich sferze zainteresowań.
  • do Instytutu Pamięci Narodowej. Archiwa IPN chętnie przyjmują akta urzędowe, fotografie, wspomnienia oraz prywatne listy, pamiętniki, dzienniki, filmy, kasety audio i wideo ukazujące losy narodu polskiego w latach 1917-1990.
  • do Filmoteki Narodowej – Instytutu Audiowizualnego (FINA). Jeżeli posiadamy wartościowe materiały audiowizualne, możemy przekazać je do tej instytucji.

Przykład 1

Warszawskie Towarzystwo Cyklistów przekazało w 2009 roku do Archiwum Ośrodka KARTA – jako depozyt – zespół albumów dotyczących historii Towarzystwa od momentu jego powstania w końcu XIX wieku. Albumy zostały w KARCIE zabezpieczone, zdigitalizowane i w znacznej części udostępnione w publikacji „Cykliści”. Między dwiema organizacjami została podpisana umowa regulująca sposoby udostępniania zbioru.

Przykład 2

W 2012 Ośrodek KARTA podjął współpracę ze Stowarzyszeniem „Dyjariusz” na Białorusi. Stowarzyszenie to zajmuje się prowadzeniem prac badawczych i gromadzeniem archiwaliów dotyczących historii społeczeństwa białoruskiego w XX w. Względy polityczne nie pozwalają tej organizacji na swobodne prowadzenie badań naukowych oraz prawidłowe funkcjonowanie archiwum, które w tym momencie nie ma własnej siedziby. Dzięki współpracy z Archiwum Ośrodka KARTA, „archiwum białoruskie” zostało upowszechnione. Ze względu na bardzo niski nakład samizdatu i jego ogromną wartość, członkowie Stowarzyszenia „Dyjariusz” podjęli się digitalizacji zbiorów, których kopie cyfrowe na bieżąco są przekazywane do Archiwum OK i zamieszczane w Bibliotece Cyfrowej Ośrodka KARTA.