Jak dużego zespołu potrzebuję i jak rozdzielić zadania?

Optymalnie jest posiadać stały zespół, który zajmuje się archiwum w organizacji. Może on realizować wiele funkcji na raz: od opracowania zbiorów po ich udostępnianie. Wiele organizacji jednak nie posiada stałego zespołu do spraw archiwum społecznego. Najczęściej jest to jedna lub dwie osoby, które jednocześnie realizują inne zadania fundacji czy stowarzyszenia. Ponieważ NGO działa na zasadzie projektowej (co jest spowodowane systemem grantów i dotacji), przy okazji pisania wniosku należy zaplanować jak duży konieczny jest zespół, który zrealizuje zadanie.

Koordynator projektu może zlecać zadania na zewnątrz:

  • na podstawie umów cywilnoprawnych z osobami wyznaczonymi do realizacji poszczególnych etapów zadania np. opracowanie zbioru można zlecić studentom lub absolwentom archiwistyki;
  • na podstawie umów z firmami zewnętrznymi. Jeśli posiadamy duży zbiór, który chcemy zdigitalizować, bardziej opłacalne niż samodzielne działanie może być oddanie materiałów do digitalizacji firmie specjalizującej się w temacie;
  • wolontariuszom na podstawie umów wolontariackich. Wolontariusze mogą realizować różne zadania w zależności od ich kompetencji. Często do zadań wolontariackich zgłaszają się specjaliści i wtedy można im powierzyć odpowiedzialne zadania takie jak całościowe opracowanie zbiorów czy kontakty z ofiarodawcami. Osoby bez doświadczenia muszą być koordynowane. Więcej na temat pracy z wolontariuszami przeczytaj tutaj.